ビジネス文書は５W２Hの７つの要素で正確な文章を書く

・　when(発信日、実施日、期限、期間、開催日時、曜日、決済日など）
・　where（場所、会場住所、届け先など、必要ならば地図を添付し、駐車場の有無も記入）
・　who（発信者名、受信者名、対象者名、招待者名など、文章の責任の所在、効果の対象者を明確に）
・　what（件名、具体的に相手にわかり易く簡潔にする）
・　why（目的、根拠、企画など、発信者の意図、根拠が受信者にわかり易く書く）
・　how（状況の説明。文書作成の経緯を具体的し、未来に向けての施策を示す）
・　how much（予算、見積もり、経費、費用など）
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簡潔なビジネス文章を書く

・　短い文にまとめる。
　ビジネス文章は横書きが一般的。一行２５字くらいにすると視覚的に読みやすい。一つの文章は７〜８行を一段落とし、１５０〜２５０字が理想。ページ数は必ず入れる。
・　長い文章は要約をつける。
　ビジネス文章は、４〜５枚にまとめるのが普通。それ以上になる時は、冒頭に要約をつける。
・　箇条書きでわかり易く書く。
　どんなに複雑な内容でも、一つ一つの事項が上手に整理されていれば、読み手にもわかり易い。箇条書きを効果的に用いると整然として見え、重要な事項から触れる事が出来る。また、書き手側の内容の抜け落ち防止効果もある。
・　省略と整理を常に心がける。
　レベルの高いビジネス文章を作成するポイントは、より多くの資料を広範囲から集め、出来るだけ多くを捨て去る方法が良い。適当な余白もビジネス文章を読みやすくする要素である。読みやすさ、正確さ、内容の濃さがビジネス文章には重要である。

わかりやすいビジネス文章を書く

・　読む人は誰なのか。
　ビジネス文章は、第三者が読んでも理解出来る文章である事が重要。それにはあらゆる状況を考え、最大公約数的な誰にでもわかる表現で書かれていなければならない。専門用語やその部署のみで通用する慣用句の使用も避ける。読み手と書き手の関係を配慮し、敬語の使い方の間違えないように。
・　ビジネス文章は、「起承転提」で、結論を先に書く。
　ビジネス文章では通常、結論を先に言う。起承転結ではなく「起承転提（提案）」の文体にならなければならない。最初に長々説明して、最後に要旨が読み取れる文章は聞き手への配慮に欠け、説得する気持ちのない文章である。
・　基本条件を備える。
　現在ビジネス文章は、現代表記に沿って書くのが普通である。歴史的仮名つかいや、通常用いない言い回しは避けるべきである。一般的に文の結びは「〜である」の、である文が用いられる。また、一つの文章において文体は統一がとれていなければならない。
・　ビジネス文章の見出しを考える
　ビジネス文章の見出しは読み手の興味を引くように工夫し要領良くまとめる。
・　表、グラフ、写真を使う。
　ビジネス文章では、表、グラフ、写真など簡単な物は本文中にいれ、資料が多い時は「別紙参照」にして添付書類としてまとめる。



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